Picking y packing: así funciona la gestión de almacén

Entregar las mercancías de forma correcta, ágil y en perfecto estado refuerza la competitividad de cualquier e-commerce. Buena parte depende de la red de transporte, pero de nada sirve sin una adecuada gestión de almacén. Optimizar los procesos de picking y packing se traduce en menos costos, menos errores y más rapidez en la logística.

¿QUÉ ES EL PICKING?

Cada vez que un cliente ejecuta su carrito de compra en un comercio online se pone en marcha un complejo entramado de sistemas de picking y packing para que esa compra le llegue en el menor tiempo posible y en perfectas condiciones.

En los últimos años hemos visto acortarse los tiempos de envío – Amazon ya sirve en cuestión de horas – y la posibilidad de incluir artículos muy diversos en un mismo pedido. Hoy podemos entrar en H&M y comprar un pantalón, un pijama de bebé y algo para el hogar. O pasar por Sklum y comprar una guirnalda de luces, un perchero y varios cojines.

Cada uno de esos objetos tiene unas dimensiones y unas características diferentes. También se alojan en secciones distintas del almacén, muchas veces, operadas por personal distinto.

Por eso, tras el ‘milagro’ de la compra online se esconde una estricta gestión de almacén y logística que debe funcionar como un reloj suizo.

Definición de picking

Tanto si el comercio administra su propio almacén y sistema de envíos, como si cuenta con una empresa logística externa, todo empieza con el proceso de picking, que no es sino la búsqueda y recolección del artículo o artículos en el almacén.  

Métodos de recolección

Cada orden de pedido comprende una lista de artículos que se deben localizar y recoger en el almacén. Este proceso de recolección puede realizarse de tres formas, según intervengan solo humanos, máquinas o ambos a la vez:

• Manual. La recolección la ejecutan personas, ya sea a mano o ayudadas por algún instrumento simple.
•  Automático. Ejecutado íntegramente por maquinaria de robótica industrial.
• Mixto. Combina la acción de humanos con máquinas. Estas tecnologías colaborativas se conocen como cobots. [BV1] [sa2] 

Tipos de picking 

Según el tipo de productos que se recopilen, su ubicación, la forma de recogida o el orden de recogida, encontramos distintas modalidades de picking. Estas son algunas de ellas:

• Picking discreto. Cada operario gestiona un único pedido de principio a fin. 
• Picking por lotes. Se recogen los artículos para distintos pedidos a la vez. Es muy práctico en almacenes de grandes dimensiones, ya que permite recoger todos los objetos de distintos pedidos ubicados en el mismo pasillo en una sola pasada.
• Picking por zonas. El almacén se divide en zonas y cada trabajador compilar solo  productos en su zona asignada. Luego, los productos se combinan para completar los pedidos.
• Picking por oleadas. Los pedidos se agrupan en oleadas basadas en criterios específicos, como la ubicación en el almacén, la prioridad del pedido o el destinatario. Los trabajadores recogen los productos de una oleada antes de pasar a la siguiente.
•  Picking por volumen. Sitúa los productos de mayor rotación o con más pedidos en áreas de fácil acceso, lo que agiliza su recogida.
• Picking por secuencia. Los productos se recogen en un orden predeterminado para facilitar la preparación de las etapas posteriores del proceso logístico, como el empaquetado.
• Picking por cantidad. Los productos se recogen según la cantidad solicitada en los pedidos. Esto puede ser especialmente útil cuando se manejan pedidos grandes que requieren múltiples unidades del mismo producto.

Herramientas y tecnologías para el picking

En la gestión logística cada segundo cuenta. La incorporación de sistemas robóticos y nuevas herramientas automatizadas agiliza los procesos de picking y reduce los errores. Estos son algunos de los últimos avances:

• Sistemas de Gestión de Almacenes (WMS, por sus siglas en inglés). Optimizan las operaciones en el almacén, informando en tiempo real sobre la ubicación de los productos, los niveles de inventario y las rutas de picking más eficientes.
• Cámaras, sensores, escáneres y lectores de códigos de identificación. La logística 4.0 requiere sistemas de identificación de los productos de forma rápida e inequívoca. Estos son algunos de los sistemas más habituales: [BV3] [BV4] [sa5]
  • Lectores de códigos de barras, QR y otras etiquetas inteligentes (BIDI, DataMatrix, Bleecker,  Navilens, Bleecker…)
  • Sistemas RFID (pasivos y semipasivos)
  • Tags activos (con batería autónoma) de lectura bidireccional
  • Sensores con infrarrojos (detectan las mercancías a una determinada temperatura)
• Robots de picking. Desde simples brazos robotizados a sistemas robóticos complejos. Acceden con facilidad a todos los estantes y transportan los artículos hasta el área de empaquetado a gran velocidad. Son vitales en almacenes de grandes dimensiones, con muchos movimientos o con artículos que requieren manejo cuidadoso.
• Algoritmos de picking. Calculan las rutas más eficientes para que los operarios accedan al artículo, minimizando la distancia recorrida y el tiempo empleado.
• Sistemas de voz. El operario recibe las instrucciones a través de auriculares. De esta forma tiene ambas manos libres para trabajar.
• Dispositivos móviles. Las tablets se han convertido en un instrumento habitual para controlar el stock y acceder a las listas de pedidos en tiempo real.

¿QUÉ ES EL PACKING?

Una vez localizados y compilados todos los artículos de un pedido hay que empaquetarlos convenientemente. Ese proceso se conoce como embalaje o, usando el término anglosajón, el packing.

Definición de packing

El embalaje (o packing) consiste en distribuir todos los productos en el contenedor o receptáculo adecuado. Implica verificar todo lo que consta en el pedido (en cantidad, modelos, peso y cubicaje) e incluir en el embalaje junto con la documentación (albarán, instrucciones…) y la etiqueta identificativa para su expedición, que permitirá monitorizar su trazabilidad.  

Métodos de empaquetado

Packing individual. 

Cada producto se empaqueta de manera individual en su propio embalaje. Es habitual en productos frágiles, como la porcelana, el cristal…

Packing en cajas o bolsas conjuntas. 

Todos los artículos se introducen en una caja o bolsa ad hoc. Según la fragilidad de los productos será necesario incluir elementos de consolidación para proteger y amortiguar impactos. Las bolsas son habituales en productos textiles o alimentos[BV6] [sa7] . 

Packing personalizado. 

Se crea un embalaje específico para un producto o línea de productos. Añade valor de marca.[BV8] [sa9] 

 Conoce todas las posibilidades de packing en nuestra Guía del Embalaje Industrial.

Diferencias entre picking y packing

 El vocabulario de picking y packing es habitual entre quienes trabajan en el sector logístico y hace referencia a todas las tareas de almacenamiento y embalaje. El picking se refiere a la recolección de productos del almacén, mientras que el embalaje o packing implica el empaquetado de los productos.

El picking siempre va antes del proceso de embalaje. Conlleva desplazamientos por el almacén que conviene planificar para optimizar recursos y tiempo.

El embalaje se efectúa en un único espacio, lo que evita tener que planificar desplazamientos por el almacén. Sí habrá que planificar los materiales necesarios para embalar (cartonajes, embalajes plásticos, protectores de espuma…).[BV10] [sa11]  Asimismo, requiere la verificación del peso y volumen para adecuar el espacio en el transporte.

Los sistemas de identificación son otra gran diferencia entre ambos. Mientras en el picking los artículos recogidos no son más que parte de un listado, en el embalaje se tratan como una unidad d[BV12] [sa13] enominada unidad de carga. Cada unidad de carga puede ser desde un palet a una caja con varios paquetes en su interior. Para acomodar y asegurar los productos puede ser necesario incorporar elementos de compensación y/o consolidación para dar una forma regular al conjunto y evitar los espacios vacíos que descompensen la carga.

Una vez finalizado el embalaje de cada unidad de carga, el paquete se identifica con un código de barras u otros sistemas de identificación que los asocie a un determinado pedido. En muchos casos, el proceso termina con el paletizado, filmado y/o flejado de diversos embalajes.

MEJORES PRÁCTICAS EN PICKING Y PACKING

Una gestión eficiente de almacén es crucial para garantizar que los productos se almacenen, administren y distribuyan de manera efectiva y ágil. Requiere la máxima coordinación, dinamismo y exactitud en todos los procesos de picking y embalaje.

Estrategias de inventario y almacenamiento[BV14] [sa15] 

Cada tipo de producto tiene unas características distintas en cuanto a su caducidad, temporalidad, condiciones de conservación… No es lo mismo almacenar ropa de baño, con una demanda de pico muy marcada en los meses previos al verano, que alimentos o materiales de construcción, con salida durante todo el año.

Veamos algunas de las estrategias de ubicación y recogida de las mercancías más habituales:

• FIFO (del inglés, First In, First Out). La táctica del ‘primero en entrar, primero en salir’ hace referencia a la necesidad de priorizar rotación de aquellos artículos con más tiempo. Es habitual en productos con fecha de caducidad o fecha de consumo preferente (alimentos, cosméticos, medicamentos…). También en productos con campañas de marketing muy estacional, como los refrescos con el logotipo de los Juegos Olímpicos o un Mundial.
• LIFO (del inglés, Last In, First Out). Esta estrategia da salida antes a los últimos artículos en llegar al almacén. Se emplea con productos que no caducan, ni varían de forma o diseño durante años, como los artículos de construcción. Evita tener que mover los productos periódicamente y se va dando salida a los más accesibles.
• Almacén caótico o desordenado. No hay una ubicación predeterminada para cada artículo, sino que se almacenan en los espacios que quedan huecos. Este sistema permite optimizar al máximo el espacio del almacén, adecuarse a los picos de demanda estacional y evitar las baldas vacías de productos fuera de temporada. Un ejemplo serían los almacenes de los bazares chinos. En vísperas de Halloween se destinará más espacio a esqueletos y brujas, mientras que en Navidad predominarán los abetos, espumillones y papa noeles. 

Para que este último grupo funcione, cada producto tiene un código de identificación con su ubicación exacta.

CLAVES PARA UNA GESTIÓN EFICIENTE DE ALMACÉN

La aplicación de nuevas tecnologías, materiales más eficientes y la mejora de la capacitación de los equipos humanos permiten optimizar todos los procesos logísticos dentro del almacén.

Optimización de procesos

En un almacén, el tiempo y el espacio son oro puro. Para ello es imprescindible un adecuado control de inventario en picking y packing, una adecuada organización del espacio y asegurar el rápido acceso a todas las zonas y artículos.

Reducción de errores

La automatización en picking y packing, junto con las etiquetas inteligentes, permiten un mejor control y gestión del stock, reduciendo los inevitables errores humanos en tareas mecánicas de conteo, colocación…

Control de calidad

La incorporación de cobots hace posible realizar el trabajo a mayor velocidad sin perder precisión. Esto reduce la tasa de roturas y deterioros de las mercancías almacenadas.

La utilización de embalajes protectores asegura que los pedidos llegarán en perfecto estado. Además de mejorar la imagen de marca y la satisfacción del cliente, reduce las devoluciones, auténtico quebradero de cabeza de los gestores de almacén, ya que implica enviar mercancías por partida doble, con el consiguiente riesgo de rotura de stock y duplicación del trabajo.

Las campañas anti plástico de la última década han llevado a muchos fabricantes – incluso a países como Australia – a restringir el uso del poliestireno expandido (EPS). Los materiales alternativos no han logrado igualar sus propiedades protectoras frente a impactos, lo que a la larga genera una mayor huella de carbono por las devoluciones y reenvíos por roturas.

Recientemente muchos agentes están reconsiderando estos planteamientos y volviendo a asegurar sus envíos con protecciones de EPS

Coordinación de equipos y flujo de trabajo

Los softwares de gestión de almacén (SGA) proporcionan un registro exacto y actualizado del inventario. Evitan pérdidas de tiempo buscando artículos fuera de stock o mal colocados y permiten adaptar las tareas a los KPI, indicando a los operarios qué deben recoger en cada pasillo o estantería.

La inteligencia artificial (IA), los gemelos digitales y los algoritmos, por su parte, contribuyen a una mejor gestión del espacio de almacenaje y los tiempos. Entre otras, hacen posible recalcular rutas o reposicionar ciertos artículos para acercar a los muelles aquellos con mayor rotación o más pesados

Esta optimización de los procesos de almacén pasa por la capacitación del personal, con sesiones de formación periódicas para que se familiaricen con las nuevas tecnologías, mejoren la coordinación entre equipos y aprendan a implementar métodos de trabajo más eficientes.

Mejora de la eficiencia operativa

Un almacén debe ser un entorno de trabajo seguro. Este amplio concepto comprende desde la adecuada protección de las mercancías almacenadas y empaquetadas, al mantenimiento de unos niveles acústicos moderados y la propia seguridad de los operarios.

Incorporar protectores de embalaje en espumas plásticas aligera el peso del embalaje sin renunciar a la máxima seguridad.

En Knauf Industries somos expertos en soluciones de bloqueo para paletización industrial, como tacos y paneles de poliestireno expandido (EPS), tanto en formato estándar como personalizados.

Cabe destacar el innovador patín Jordan. Esta ingeniosa solución consiste en tacos de EPS que se adhieren a la parte inferior de la mercancía, transformándola en una unidad paletizable.

Conoce más acerca de estas soluciones de bloqueo descargándote nuestro catálogo de Soluciones de Bloqueo y Protección Industrial. 

REDUCCIÓN DE EMBALAJES Y PESO

El embalaje debe proteger y mantener toda la carga unida. A la vez, debe añadir el menor peso posible al envío, para no sobredimensionar los costes del transporte y la huella de carbono asociada.

En Knauf Industries somos expertos en embalajes con EPS. Esta espuma presenta unas excelentes propiedades de amortiguación de impactos ya que es en un 98% aire. Esta composición no solo aligera el peso del embalaje. También reduce el coste final: al tener solo un 2% de materia plástica, se minimiza el impacto del impuesto al plástico.  

A estas ventajas se suman otras dos. La primera hace referencia al medio ambiente, ya que el EPS es reciclable por medios mecánicos, lo que lo convierte en una forma de packaging sostenible.

La segunda incide directamente en la seguridad laboral: los embalajes de EPS mejoran la manejabilidad de las mercancías y reducen el ruido ambiental.

PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE PICKING Y PACKING